優(yōu)化中小企業(yè)IT決策的10個關(guān)鍵點
中小型企業(yè)常常面臨著來自大型企業(yè)的巨大競爭壓力。然而當(dāng)涉及到IT決策時，成長型企業(yè)又很難在現(xiàn)有的IT預(yù)算下獲得所有他們真正想要的、需要的東西，因此他們必須盡可能地保證將每一分錢都花在了應(yīng)該花的地方，但這做起來并不容易。
當(dāng)企業(yè)在業(yè)務(wù)上遇到“小年”的時候，管理者有時會認(rèn)為應(yīng)該在IT上增加一些投入，但卻不得不等到銷售額回漲之后。或者盡管投入了資金，但是項目卻沒有帶來期望中的效果。
在有些情況下，推動企業(yè)技術(shù)與業(yè)務(wù)向前進(jìn)步的解決方案，可能是很容易得到的。但有時，也會有一些意想不到的更有效的優(yōu)化策略。以下10種由Transworld Data總裁Mary Shacklett總結(jié)的方法，或許可以為優(yōu)化中小企業(yè)技術(shù)投資提供一些幫助，不管是在好的或是不好的時機(jī)下。
1、將資源池化
數(shù)據(jù)中心托管服務(wù)是目前的一個流行趨勢，因為任何規(guī)模的企業(yè)都在尋找避免在物理的、本地預(yù)置的數(shù)據(jù)中心上進(jìn)一步投資的方法。
用戶可以將服務(wù)器遷移到第三方數(shù)據(jù)中心的租用空間，將這些服務(wù)器與你的中央管理網(wǎng)絡(luò)連接起來。如果有需要的話，甚至可以將員工派往托管機(jī)房所在地，在本地管理運行這些遠(yuǎn)程服務(wù)器的應(yīng)用。
更有意思的是，用戶還可以將資源池化成一個與其他中小企業(yè)共用的數(shù)據(jù)中心，尤其當(dāng)他們運行著相同的應(yīng)用的時候。聽說那些在市場中有競爭關(guān)系的公司也都在這么做！
最終結(jié)果是，因為把設(shè)備搬走了，所以降低了運營內(nèi)部數(shù)據(jù)中心的能耗和成本。同時還降低了數(shù)據(jù)中心的碳排放量，以及占地空間。
2、轉(zhuǎn)向SaaS模式
一些信用社和社區(qū)銀行已經(jīng)達(dá)成協(xié)議，由規(guī)模最大的一方對外租賃他們的數(shù)據(jù)中心設(shè)備和IT員工服務(wù)。這么做的話，他們就變成了一家軟件即服務(wù)（SaaS）提供商，向那些運行著相同應(yīng)用、對數(shù)據(jù)有著相同法規(guī)和安全要求的小型企業(yè)提供服務(wù)。
對于托管方來說，好處是他們能得到一筆來自幫助其提供數(shù)據(jù)中心資金和技術(shù)投資的小企業(yè)的收入，而對于規(guī)模較小的中小企業(yè)來說，他們不需要自己出錢購買設(shè)備、員工和數(shù)據(jù)中心。
3、加入IT軟件供應(yīng)商的用戶社區(qū)
當(dāng)改進(jìn)產(chǎn)品的時候，商業(yè)軟件提供商傾向于傾聽他們最大客戶的反饋。這使得中小企業(yè)在使用標(biāo)準(zhǔn)軟件探監(jiān)的時候處于天然的劣勢，他們必須依賴于（或者寄望于）廠商能夠?qū)⒂欣谥行∑髽I(yè)業(yè)務(wù)的增強(qiáng)功能帶入到軟件產(chǎn)品中。
讓廠商能聽到中小企業(yè)呼聲的策略之一，就是成為該廠商用戶社區(qū)的積極參與者，廠商往往通過搭建這種社區(qū)去收集下一步產(chǎn)品改進(jìn)的意見和聲音。因為可能會占用工作時間，所以很多企業(yè)（包括大型企業(yè)）都會忽略社區(qū)活動的參與。中小企業(yè)應(yīng)該把這當(dāng)成一個千載難逢的機(jī)會，以確保廠商已經(jīng)投資去改善與中小企業(yè)相關(guān)的軟件功能。
4、數(shù)據(jù)中心虛擬化
在2012年底，全球企業(yè)服務(wù)器中有51%仍然未被虛擬化。通過虛擬化技術(shù)，數(shù)百臺服務(wù)器可以減少到幾臺，自然接下來就是占地空間、能耗以及服務(wù)器投資的減少。大家都知道這個事實，但是小型企業(yè)的IT員工忙于應(yīng)對其他項目，所以往往會延遲虛擬化的部署。
虛擬化不應(yīng)該是一個火燒眉毛了才去做的項目，通過虛擬化可以減少服務(wù)器數(shù)量，在空間和能越的節(jié)約上也可以立竿見影，然后相應(yīng)地增加投資回報。
5、考慮將非業(yè)務(wù)關(guān)鍵應(yīng)用外包到云端
對于中小企業(yè)和大型企業(yè)來說，將業(yè)務(wù)關(guān)鍵應(yīng)用保留在自己的直接管理之下，這是有意義的。但是，其他系統(tǒng)例如薪資、人力資源和辦公應(yīng)用，非常適合于外包給一家有實力的云提供商。
遷移到云服務(wù)提供商的風(fēng)險，首先應(yīng)該考慮到要確保這家提供商可以安全地保存你的數(shù)據(jù)，滿足的你法規(guī)要求，能夠在云發(fā)生故障的時候做故障轉(zhuǎn)移。
如果這些要求可以滿足，而且你也選擇了一家實力強(qiáng)大的云提供商，那么接下來你就要以訂購或者按需的方式為服務(wù)付費，以減少你的軟件許可費用。這些節(jié)約下來的費用可以用于投資到其他IT項目中。
6、擴(kuò)展IT與移動通信的覆蓋面
平板電腦和移動設(shè)備的部署費用要低于筆記本電腦，而且對于那些使用自己設(shè)備用于系統(tǒng)訪問和通訊的員工來說，平板電腦和智能手機(jī)都非常適合。移動服務(wù)也是可以訂購的，這樣你就不必投資你自己的T1/T3通信線路了。你將節(jié)省電信和個人硬件成本，大多數(shù)員工會喜歡轉(zhuǎn)向使用平板電腦和智能手機(jī)的。
7、設(shè)計美觀的官網(wǎng)
對于一家中小企業(yè)來說，互聯(lián)網(wǎng)是他們能與大型企業(yè)平起平坐的能力。一個漂亮的網(wǎng)站，能讓公司看上去比實際的規(guī)模更大，同時還可以獲得來自合作伙伴和客戶的信譽(yù)。如果用戶選擇一家高級網(wǎng)站設(shè)計公司來做設(shè)計，可能需要六位數(shù)的資金，但是一旦搭建好站點，用戶就可以自己運行并制作你自己的內(nèi)容。
如果選擇利用網(wǎng)站做電子商務(wù)的話，六位數(shù)的初始投資仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你將為商業(yè)地產(chǎn)所付出的持續(xù)費用——你的客戶將是全球范圍的。網(wǎng)站比實體店的運作成本更低，因為很多網(wǎng)站流程都是自動化的。如果轉(zhuǎn)向在線運營，中小企業(yè)可以提高他們收入遷移，并且節(jié)約運營成本。
8、個人辦公設(shè)備的生命周期管理
IT部門對數(shù)據(jù)中心內(nèi)大多數(shù)設(shè)備的生命周期設(shè)定為3年到5年，然后延長差不多相同的時間獲得這些設(shè)備的投資回報。他們也應(yīng)該將這個策略使用到企業(yè)機(jī)構(gòu)的個人計算資產(chǎn)上，例如PC和筆記本電腦，但是流程可以大大提高，如果對這些資產(chǎn)也有一個“下行循環(huán)”的過程的話。這是如何“向下循環(huán)”的工作原理：
把最新的、配置最好的個人設(shè)備給需求最高的內(nèi)部用戶。然后，替換之后舊設(shè)備就閑置下來了，管理者可以把這些舊設(shè)備給那些需求不太高的內(nèi)部用戶，相比之下他們使用設(shè)備的頻率沒那么高（資源密集程度稍低一些）。通過這種“下行循環(huán)”的方法，企業(yè)機(jī)構(gòu)可以讓一臺PC或者筆記本電腦的服役期延長到7年時間。這延長了初始投資返回的時間，并推遲了下一階段的新投資到來的時間。
9、加大服務(wù)接觸點（電話、網(wǎng)絡(luò)）的投資
如果企業(yè)管理者想尋找一個可以趕超競爭對手的創(chuàng)新點的話，那么就應(yīng)該專注于改善與客戶的接觸點。管理者不必投資一個CRM系統(tǒng)去做這件事情，而只需要將技術(shù)和努力運用到基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的溝通上，例如聊天工具和電子郵件等等，當(dāng)然還有電話聯(lián)系。
當(dāng)客戶需要解決一個問題或者尋求服務(wù)的時候，他們希望能與一個真實的人溝通。如果企業(yè)的投資可以讓客戶通過電話或者網(wǎng)絡(luò)不斷改善這種體驗的話，企業(yè)就可以讓自己從眾多競爭對手中脫穎而出，因為他們不會在這方面做得更好。客戶會欣賞這一點，然后繼續(xù)選擇與其合作。
10、為軟件采購制定高使用率標(biāo)準(zhǔn)
客戶購買的商業(yè)軟件，通常使用率只有20%。這可不夠劃算，因為支付的軟件許可費用是購買了它的100%。因此，應(yīng)避免購買軟件，或者不要一下子購買了能滿足你所有需求的所有東西。然后一點點嘗試著去使用軟件。如果它不能給用戶所希望的，不能帶來改善業(yè)務(wù)的新功能的話，那么放棄它吧。如果很難了解到客戶是否絕對拒絕使用它的話，就最好不要買。
大多數(shù)廠商會在用戶簽單購買之前提供試用機(jī)會。利用這些機(jī)會確保這些軟件能夠正常使用并帶來業(yè)務(wù)上提升。從投資的角度來說，沒有什么比數(shù)據(jù)中心機(jī)架上積了厚厚一層灰或者80%的應(yīng)用都用不上還要糟糕的事情了。